Un informe anticipado en 1C sirve para confirmar por parte de un empleado (persona responsable) la cantidad de dinero gastada que se le entregó previamente por adelantado. Veamos instrucciones paso a paso usando un ejemplo de cómo elaborar, completar y publicar correctamente un informe anticipado en 1C Contabilidad 8.3 (3.0).
¡Por cierto! Completar un informe de gastos en 1C 8.2 (2.0) no es diferente. Puede utilizar estas instrucciones de forma segura para versiones anteriores del programa.
Cómo hacer un nuevo informe de gastos
Para crear y completar un "Informe anticipado" en 1C 8.3, vaya al menú "Banco y caja", seleccione "Informes anticipados". En el formulario de lista, haga clic en el botón "Crear". Se abrirá un nuevo formulario de documento.
El anticipo podrá emitirse para los siguientes fines:
- gastos de envío;
- compra de embalajes retornables;
- acuerdos con proveedores;
En el documento estas operaciones quedan reflejadas en las pestañas correspondientes.
La primera pestaña “Anticipos” se utiliza para reflejar los anticipos recibidos. Para la muestra, previamente creé especialmente un documento "Orden de gastos en efectivo" con el tipo de operación "Emitir a una persona responsable" y lo agregué a la sección tabular "Anticipos" ().
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Así, vemos que detrás del empleado Bazin A.V. hay un anticipo no gastado de 1000 rublos.
En un "Informe de anticipo" se pueden reflejar todas las transacciones previstas para cancelar el anticipo emitido a la persona responsable.
Supongamos que por esta cantidad compró:
- ratón óptico – 200 rublos;
- realizó un pago por adelantado al proveedor: 600 rublos;
- Llenó el coche con gasolina: 200 rublos.
Ingresamos todos estos datos en el documento.
Como podemos ver, el responsable gastó 100 rublos de más. Ahora el informe de gastos se puede publicar e imprimir:
CONTABILIDAD DE LIQUIDACIONES CON RESPONSABLES EN EL PROGRAMA “1C: Contabilidad 8” (rev. 3.0)
, estudiante de la Facultad de Negocios, grupo 34-01e
consejero científico,
Etapas de interacción entre una organización y una persona responsable:
1) Ingresar información sobre una persona responsable en el directorio Individuos
El programa no tiene un directorio separado que almacene información sobre las personas responsables. Para ello se utiliza un directorio. Individuos. Para facilitar el trabajo en este directorio, se recomienda crear un grupo de Empleados, en el que se ingresa toda la información sobre las personas responsables. Ingresemos información sobre la persona responsable (Fig. 1).
· para abrir el directorio Individuos, Elige una sección Directorios en la barra de herramientas de la izquierda, luego haga clic en Individuos sección Salario y personal;
· para ingresar información sobre la persona responsable, haga clic en el botón Crear en la barra de herramientas de la ventana de referencia. Aparecerá una ventana en la pantalla para ingresar datos sobre el nuevo individuo;
Arroz. 1. Elemento del directorio Individuos
El campo Nombre completo indica el apellido, nombre y patronímico del individuo. También se ingresa otra información sobre los datos personales de una persona física: fecha de nacimiento, sexo, lugar de nacimiento, datos del pasaporte, varios códigos TIN, Servicio de Impuestos Federales, etc.
2) Emisión de efectivo a una persona responsable.
Al emitir efectivo a una persona responsable, es necesario redactar un documento. Orden de gastos en efectivo (RKO). Por ejemplo, registremos la emisión de una cantidad contable de 2500,00 rublos para la compra de material de oficina (Fig. 2).
· para crear RKO, haga clic en el botón Asunto retiro de efectivo;
· en el campo Tipo de operación Selecciona un valor de la lista Emisión a una persona responsable;
· en el campo Suma ingrese la cantidad de fondos emitidos desde la caja registradora;
· en el campo Recipiente seleccionar del directorio Individuos el empleado necesario de la organización a quien se le entrega el dinero a cuenta;
· en el campo Base indicar el propósito para el cual se emite el monto contable;
· haga clic en el botón Anote, que se encuentra encima del campo Tipo de operación.
Al contabilizar un documento en este caso, se genera una contabilización: Dt 71,01 Kt 50,01 - emisión de fondos a una persona responsable.
Arroz. 2. Ventana de documentos Retiro de efectivo
Este documento le permite obtener un formulario impreso de RKO:
· para generar y mostrar una forma impresa del documento, haga clic en el botón Orden de gastos en efectivo (KO-2) con un icono de impresión a la derecha. Aparecerá en la pantalla una ventana del formulario unificado impreso KO-2 (Fig. 3).
· hay un botón para imprimir un documento Sello, ubicado a la izquierda encima del documento.
Arroz. 3. Ventana para la forma impresa del documento de caja registradora.
El empleado gasta los fondos de la organización para los fines indicados, después de lo cual está obligado a presentar un informe anticipado dentro de los tres días hábiles y adjuntarle los documentos de respaldo. Un informe anticipado en 1C sirve para confirmar por parte de un empleado (persona responsable) la cantidad de dinero gastada que se le entregó previamente por adelantado.
· para crear un documento Informe anticipado, ve a la sección Banco y caja, párrafo Reporte de gastos. En el formulario de lista, haga clic en el botón Crear. Se abrirá un nuevo formulario de documento. El documento refleja el monto del anticipo recibido, el propósito del anticipo, se elaboran registros contables para los documentos de informes presentados y los documentos primarios presentados por el responsable se incluyen como anexos.
El formulario del documento "Informe anticipado" tiene cuatro pestañas. Primero debe seleccionar una persona responsable del directorio. Individuos o, si aún no se ha ingresado el responsable, agregar uno nuevo. En la pestaña Anticipos se indica el documento para el cual se emitieron los fondos contables. Hay tres tipos de documentos para elegir, a saber:
Retiro de efectivo;
Débito de la cuenta corriente;
Emisión de documentos monetarios.
· primer marcador Avances Sirve para reflejar los anticipos recibidos. Como ya hemos creado el RKO, debemos hacer clic en el botón Agregar en la pestaña de anticipos y seleccione la cuenta de liquidación deseada de la lista (Fig. 5).
Arroz. 5. Ventana de documento Informe anticipado
En un "Informe de anticipo" se pueden reflejar todas las transacciones previstas para cancelar el anticipo emitido a la persona responsable.
Supongamos que con este monto emitido compramos:
Papel de impresión – paquete de 6. 200 rublos cada uno;
Cartucho de impresora – 1 ud. 1300 rublos.
· pestaña Bienes Se utiliza para depositar artículos de inventario comprados (Fig. 6).
Arroz. 6. Ventana de documento Informe avanzado, pestaña Productos
Después de publicar el documento, puede ver qué transacciones realiza el informe de gastos en "1C: Contabilidad 8" (rev. 3.0) (Fig. 7).
Figura 7. Ventana de operaciones del documento Informe anticipado
· en la pestaña Pago la información se refleja en los montos en efectivo pagados a los proveedores por los activos comprados o emitidos por adelantado contra su entrega futura;
· la pestaña Otros se proporciona para mostrar información sobre gastos de viaje, pagos para necesidades comerciales generales, etc. Los gastos de viaje incluyen boletos de avión, boletos de tren, costos de gasolina y dietas diarias. En la pestaña debe ingresar la fecha del documento (o gasto), número y monto del gasto.
Si se adjunta una factura al informe de gastos, entonces deberá ingresar “Factura presentada”, indicar el número de factura y la fecha en el detalle de la línea correspondiente, luego al realizar un informe anticipado, el sistema generará automáticamente la “Factura recibida”. documento. Digamos que enviamos a otro empleado a un viaje de negocios durante 3 días del 19 al 21 de noviembre. La asignación diaria se fija en 700 rublos. en un día. Los gastos de viaje ascendieron a 7.080 rublos. (incluido IVA 18%). El informe anticipado se verá así (Fig.8):
Arroz. 8. Ventana de documento Informe anticipado. Otra pestaña
6) Devolución de fondos no utilizados
Los reembolsos de fondos no utilizados se emiten en dos casos. En primer lugar, si la persona responsable no utilizó en absoluto los fondos emitidos. En este caso, deberá redactar una Orden de recibo de efectivo por el monto total de los fondos emitidos anteriormente. La segunda opción, si el empleado utilizó parcialmente los fondos emitidos, los fondos restantes se devuelven a la caja de la empresa mediante el documento Recibo de orden de efectivo y se elabora un informe anticipado por la cantidad de fondos utilizados. Supongamos que gastó 2400 rublos. de los 2500 rublos emitidos anteriormente. Elaboraremos un informe anticipado por un importe de 2400 rublos. (Fig. 9) y PKO por un monto de 100 rublos (Fig. 10).
Arroz. 9. Ventana de impresión del documento Informe avanzado
· para registrar la devolución de fondos no utilizados a la caja registradora, debe seleccionar una sección banco y cajero, Más - Documentos en efectivo. Para crear una PKO, haga clic en el botón Admisión ubicado a la izquierda encima de la lista de documentos en efectivo. Aparecerá una ventana de documento en la pantalla. Recibo de caja;
· en la lista desplegable Tipo de operación seleccionar posición Devolución de una persona responsable;
· en el campo Suma ingrese la cantidad de fondos no gastados por la persona responsable y devueltos a la caja;
· en el campo persona responsable Y Tomado de indica el empleado de la organización que devuelve los fondos no gastados. También se completan el resto de campos del documento: base, solicitud, cuenta.
El documento publicado genera la siguiente publicación:
Dt 50.01 Kt 71.01 - recibo de fondos del responsable a la caja
Arroz. 10. Ventana del documento PQR al devolver fondos no gastados
7) Registro de pagos adicionales en caso de gasto excesivo.
Si un empleado gastó más de lo que recibió de la caja registradora, se emite un documento de Informe anticipado por el monto gastado y se genera otro documento por el monto que excede el Informe anticipado: una Orden de gastos en efectivo. En este caso, el tipo de operación seleccionada es Emisión de efectivo a favor de un responsable. El campo de monto indica el monto faltante que se emitirá a la persona responsable.
Conclusión. Habiendo estudiado el proceso de contabilización de liquidaciones con responsables en el programa 1C: Contabilidad 8 (rev. 3.0), podemos notar aspectos tanto positivos como negativos. Por ejemplo, el programa admite liquidaciones con responsables en efectivo a través de una caja registradora y a través de un banco mediante tarjetas de pago, lo cual es muy conveniente. Otra ventaja es que al contabilizar el documento de Informe Anticipado, automáticamente se capitalizan todos los elementos del inventario adquiridos por el responsable; las deudas con los proveedores se pagan con fondos contables; la deuda se cancela de la persona responsable. Pero hay varios puntos a los que el programa 1C: Contabilidad 8 (rev. 3.0) no prestó la debida atención y que conviene tener en cuenta:
En primer lugar, el programa no proporciona control automático sobre las liquidaciones con los responsables, lo que podría impedir la emisión del siguiente anticipo mientras el responsable no haya pagado la deuda del anticipo anterior. Por tanto, antes de decidirse a emitir un anticipo, conviene comprobar si el responsable tiene alguna deuda. En segundo lugar, al publicar el documento del Informe Anticipado, no se controla automáticamente el cumplimiento de las normas sobre gastos de viaje.
En general, podemos decir con confianza que el programa 1C: Contabilidad 8 (rev. 3.0) ofrece soluciones convenientes para mantener la documentación y generar informes sobre las personas responsables.
Bibliografía
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11. El enfoque de Minitaeva para resolver el problema de crear una interfaz hombre-máquina utilizando el principio dual // Productos y sistemas de software. 2013. N° 4. Pág. 19.
Este artículo analiza las características de la regulación de la contabilidad de liquidaciones con responsables en contabilidad, contabilidad fiscal, así como el procedimiento para reflejar las transacciones comerciales para contabilizar liquidaciones con responsables en el programa "1C: Contabilidad 8" (rev. 2.0). El artículo fue preparado por M.S. Suchkova.
- en camino;
- para alquilar locales residenciales;
Regulación regulatoria de acuerdos con personas responsables.
En el curso de sus actividades, las organizaciones pueden emitir efectivo a sus empleados para gastos de viaje y comerciales según la orden del gerente. En tales situaciones, los empleados son personas responsables. El procedimiento para emitir fondos para la presentación de informes y presentación de informes lo establece el Banco Central de la Federación de Rusia (Procedimiento para realizar transacciones en efectivo en la Federación de Rusia, aprobado por decisión de la Junta Directiva del Banco Central de Rusia del 22 de septiembre de 1993 No .40). El jefe de la organización determina el monto de los montos contables y los términos por los cuales se emiten. Las personas responsables, dentro de los tres días posteriores al regreso de un viaje de negocios o al vencimiento del período para el cual se emitieron los fondos, deben presentar un informe sobre el uso de los fondos (según el formulario unificado No. AO-1 “Informe anticipado”) y adjuntar documentos de respaldo.
De conformidad con el artículo 166 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia, un viaje de negocios es un viaje de un empleado por orden del empleador durante un período de tiempo determinado para realizar una tarea oficial fuera del lugar de trabajo permanente. Se reconoce como lugar de trabajo permanente la ubicación de una organización en la que el trabajo está estipulado en un contrato de trabajo. El procedimiento para enviar a un empleado en viajes de negocios, tanto en el territorio de la Federación de Rusia como en el territorio de estados extranjeros, está regulado por el Reglamento sobre las características específicas del envío de empleados en viajes de negocios, aprobado por Decreto del Gobierno de Rusia. Federación de 13 de octubre de 2008 No. 749. Si es enviado en viaje de negocios, el empleador está obligado a reembolsar al empleado los siguientes gastos:
- en camino;
- para alquilar locales residenciales;
- gastos adicionales asociados con vivir fuera del lugar de residencia permanente (viáticos);
- otros gastos incurridos por el empleado con el permiso del empleador.
Al enviar a un empleado en un viaje de negocios al territorio de un estado extranjero, se reembolsan adicionalmente los siguientes gastos:
- para obtener un pasaporte extranjero, visa y otros documentos de viaje;
- obtener un seguro médico obligatorio;
- tasas consulares y aeroportuarias obligatorias;
- tasas por el derecho de entrada o tránsito de vehículos de motor;
- otros pagos y tarifas obligatorios.
La contabilidad de liquidaciones con responsables se lleva en la cuenta 71 “Contabilidad de liquidaciones con responsables”. El débito de la cuenta 71 en correspondencia con el crédito de las cuentas de efectivo refleja la emisión de montos de efectivo para informar. Los montos contables gastados se reflejan en el crédito de la cuenta 71 en correspondencia con cuentas de gastos u otras cuentas, dependiendo de la naturaleza de los gastos incurridos.
Reflejo de los gastos de viaje en la contabilidad fiscal.
De acuerdo con los párrafos. 12, cláusula 1 del artículo 264 del Código Fiscal de la Federación de Rusia, los gastos de viaje de negocios se clasifican como otros gastos asociados con la producción y las ventas. Para efectos del impuesto sobre la renta, se podrán tener en cuenta los siguientes gastos:
- viaje del empleado al lugar de viaje de negocios y de regreso al lugar de trabajo permanente;
- alquiler de locales residenciales, incluidos los gastos del empleado por el pago de servicios adicionales prestados en hoteles (con excepción de los gastos de servicio en bares y restaurantes, gastos de servicio de habitaciones, gastos de uso de instalaciones recreativas y de salud);
- dieta o subsidio de campo;
- registro y expedición de visas, pasaportes, bonos, invitaciones y otros documentos similares;
- tasas consulares, de aeródromo, tasas por el derecho de entrada, paso, tránsito de automóviles y otros medios de transporte, por el uso de canales marítimos, otras estructuras similares y otros pagos y tasas similares.
Desde el 1 de enero de 2009, los montos de la asignación diaria y la asignación de campo no están estandarizados a efectos del impuesto sobre la renta (Ley Federal No. 158-FZ de 22 de julio de 2008). El momento del reconocimiento de los gastos de viaje según el método de devengo es la fecha de aprobación del informe anticipado (artículo 272 del Código Fiscal de la Federación de Rusia).
Los importes del impuesto sobre el valor añadido (IVA) pagados por los gastos de viaje de negocios (gastos de viaje hacia y desde el lugar del viaje de negocios, incluidos los gastos por el uso de ropa de cama en los trenes, así como los gastos de alquiler de locales residenciales) están sujetos a deducción (cláusula 7, artículo 171 del Código Fiscal de la Federación de Rusia). La base para deducir el importe del IVA son las facturas o documentos que confirmen el pago del importe del impuesto retenido por los agentes fiscales (formularios de declaración estrictos).
De acuerdo con el Código Fiscal de la Federación de Rusia, los ingresos de un empleado a efectos del cálculo del impuesto sobre la renta personal (NDFL) no incluyen las asignaciones diarias pagadas de conformidad con la legislación de la Federación de Rusia, pero no más de 700 rublos por cada día. de un viaje de negocios en la Federación de Rusia y no más de 2500 rublos por cada día de viaje de negocios al extranjero, así como los gastos específicos realmente incurridos y documentados, por ejemplo, gastos de viaje, gastos de alquiler de viviendas (cláusula 3 de Artículo 217 del Código Fiscal de la Federación de Rusia). Cuando se viaja por el territorio de la Federación de Rusia (viaje de negocios al extranjero) con una asignación diaria superior a 700 rublos (2500 rublos) por día, se debe calcular y pagar el impuesto sobre la renta personal por una cantidad superior a 700 rublos (2500 rublos) por día. Si el empleado no presenta los documentos que confirmen el pago de los gastos de alquiler de la vivienda, el importe de dicho pago está exento de impuestos de conformidad con la legislación de la Federación de Rusia, pero no más de 700 rublos por cada día de viaje de negocios. en la Federación de Rusia y no más de 2.500 rublos por cada día de viaje de negocios al extranjero.
De conformidad con el párrafo 2 del artículo 9 de la Ley Federal de 24 de julio de 2009 No. 212-FZ, las dietas, así como los gastos específicos realmente incurridos y documentados para viajes de negocios de los empleados, tanto dentro del territorio de la Federación de Rusia como fuera del territorio de la Federación de Rusia, las primas de seguro no están sujetas a impuestos. Si no se presentan los documentos que confirmen el pago de los gastos de alquiler de locales residenciales, el importe de dichos gastos está exento de primas de seguro dentro de los límites establecidos de conformidad con la legislación de la Federación de Rusia.
Mantener registros de liquidaciones con personas responsables en el programa "1C: Contabilidad 8" (rev. 2.0)
Consideremos un ejemplo de acuerdos con una persona responsable al emitir efectivo para necesidades comerciales en el programa 1C: Contabilidad 8. Como parte del ejemplo, consideraremos varios escenarios posibles para el desarrollo de eventos.
Ejemplo 1
El 01/04/2011, la organización Primer emitió al empleado Ivanov V.D. 10.000 rublos para comprar un disco duro externo.
En el programa "1C: Contabilidad 8", esta operación se refleja en el documento "Orden de gasto en efectivo" (elemento del menú principal "Efectivo") con el tipo de transacción comercial "Emitir a una persona responsable". En el documento es necesario completar la cuenta contable, en este caso 50.01, el monto emitido es 10,000 rublos. En la pestaña "Detalles de pago" indicamos "Persona responsable", que seleccionamos del directorio "Empleados", "Ivanov Vladimir Danilovich" y la partida de flujo de caja "Emisión de fondos al responsable". El documento genera transacciones. Dt 71,01 Kt 50,01 10.000 rublos. La Figura 1 muestra el documento publicado “Orden de gasto en efectivo” y los resultados de su ejecución.
Arroz. 1. Emisión de fondos a una persona responsable
Opción 1. Informe anticipado con importes no gastados
08/04/2011 Ivanov V.D. presentó un informe anticipado y documentos sobre la compra de un disco por valor de 9.000 rublos. Los fondos no gastados fueron devueltos al cajero.
En el programa "1C: Contabilidad 8" se genera el documento "Informe anticipado" (elemento del menú principal "Efectivo"). En el atrezzo “físico. persona”, indique la persona responsable “Ivanov Vladimir Danilovich”, en la pestaña “Anticipos”, seleccione el documento según el cual se emitieron los fondos. Primero, seleccionamos el tipo de documento "Orden de gasto en efectivo", luego de la lista mostrada seleccionamos el documento requerido, en nuestro ejemplo esta es la caja registradora No. 1 del 01/04/2011, los campos restantes de la tabla serán rellenado automáticamente. En la pestaña “Productos”, indique la “nomenclatura” del producto adquirido, en el directorio “Nomenclatura”, seleccione “Disco duro externo”, si no está en la lista, agréguelo al directorio. Indicamos la cantidad - 1 pieza, precio, monto - 9000 rublos, % de IVA - 18%, el monto del IVA se calcula automáticamente - 1372,88 rublos. Para generar automáticamente una factura, en el programa indicamos el proveedor - "Tienda minorista", marcamos el campo "Factura presentada", indicamos la fecha y el número de factura. Indicamos la cuenta contable del disco - 10.09 y la cuenta contable del IVA - 19.03. En la Figura 2 se muestra un ejemplo de cómo completar el Informe Anticipado. Como resultado de la contabilización del documento, se generan las siguientes transacciones:
Débito 10,09 Crédito 71,01
- 7.627,12 rublos,
Débito 19,03 Crédito 71,01
- 1.372,88 rublos.
Arroz. 2. Un ejemplo de cómo completar el "Informe de anticipos", las pestañas "Anticipos" y "Bienes"
La devolución de la cantidad no gastada (1000 rublos) se refleja en el programa 1C: Contabilidad 8 utilizando el documento "Orden de recibo de efectivo" con el tipo de transacción comercial "Devolución de una persona responsable", que indica la cantidad devuelta de 1000 rublos. la persona responsable y el tipo de fondos de flujo de efectivo. En la Figura 3 se muestra un ejemplo de cómo completar el PKO. El documento genera las siguientes transacciones:
Débito 50,01 Crédito 71,01
- 1.000 rublos.
Arroz. 3. Recibo de orden en efectivo
Para verificar que todos los cálculos se reflejen correctamente en el programa, puede elaborar un balance para la cuenta 71.01 y hacer una selección para el empleado V.D. Ivanov. (Figura 4).
Arroz. 4. Balance de la cuenta 71.01 con selección por parte del empleado V.D. Ivánov
Opción 2. Informe anticipado con excesos
08/04/2011 Ivanov V.D. presentó un informe anticipado y documentos sobre la compra de un disco por valor de 11.000 rublos. La organización reembolsó el exceso.
En esta situación, se genera un "Informe anticipado" en el programa "1C: Contabilidad 8", que se completa de la misma manera que en la opción 1 (Figura 2), solo se indica un costo diferente del disco duro. La emisión al responsable del monto de los gastos excedentes sobre el anticipo emitido (1.000 rublos) se formaliza mediante el documento "Orden de gastos en efectivo", que se completa como en la Figura 1.
Opción 3. Informe anticipado con importes no reembolsados
Ivanov V.D. presentó un informe anticipado el 08/04/2011. La orden del gerente decía que el monto para la compra de un disco duro externo se proporcionó para el período del 01/04/2011 al 07/04/2011. Dinero restante después de comprar un disco duro externo, V.D. Ivanov no lo devolvió. Por orden del gerente, se decidió retener los fondos restantes del salario del empleado.
Los montos contables que los empleados no devuelven a tiempo se reflejan en el crédito de la cuenta 71 "Liquidaciones con responsables" y en el débito de la cuenta 94 "Escasez y pérdidas por daños a objetos de valor". Luego se cancelan de la cuenta 94 "Escasez y pérdidas por Daños a objetos de valor” al débito de la cuenta 73 “Liquidaciones con personal por otras operaciones”.
En el programa 1C: Contabilidad 8, la operación de aceptar un disco duro externo para contabilidad se refleja en el documento "Informe anticipado" (Figura 2). Las operaciones para reflejar desabastecimientos se reflejan en el documento “Operaciones ingresadas manualmente”. Para este ejemplo, se deben formar los siguientes clientes potenciales:
Débito 94 Crédito 71,01
- 1.000 rublos- reflejo de la escasez;
Débito 73 Crédito 94
- 1.000 rublos - cancelar deudas por escasez de empleados;
Débito 70 Crédito 73
- 1.000 rublos - deducción del monto no devuelto del salario .
Arroz. 5 - Cancelación del importe contable no devuelto por escasez
Ejemplo 2
Informe anticipado para un viaje de negocios.
Ivanov V.D. fue enviado en un viaje de negocios de 3 días a Moscú para concluir un acuerdo para el suministro de bienes (del 23/05/2011 al 25/05/2011). Ivanov V.D. se emitió un anticipo por un monto de 30.000 rublos, calculando la asignación diaria de 2.700 rublos (900 rublos * 3 días), costos de alquiler de 12.000 rublos (4.000 rublos * 3 días), boletos de avión 15.300 rublos.
27/05/2011 Ivanov V.D. presentó un informe anticipado, un certificado de viaje, un informe sobre el desempeño de una misión oficial y documentos de respaldo: una factura de alojamiento en hotel en el Formulario N 3-G por la cantidad de 13.500 rublos (4.500 rublos * 3 días) y un cheque por pago de alojamiento; billetes de avión por valor de 14.000 rublos. Los importes del IVA pagado en los documentos se resaltan en una línea separada.
El procedimiento para reflejar operaciones en el programa 1C: Contabilidad 8:
1. El 20 de mayo de 2011 se genera el documento “Orden de gasto en efectivo” con el tipo de transacción comercial “Emisión a persona responsable” (Figura 6). El documento genera la publicación:
Débito 71,01 Crédito 50,01
- 30.000 rublos.
Arroz. 6. Emisión de fondos a una persona responsable para gastos de viaje.
2. El 27 de mayo de 2011 se genera el documento “Informe anticipado”. En la pestaña “Anticipos” se indica el documento para el cual se emitió la “Orden de recibo de efectivo” del anticipo. En la pestaña “Otros” se indican las dietas, los gastos de alquiler de vivienda y los gastos de viaje (Figura 7). El documento generará las siguientes publicaciones:
Débito 44,01 Crédito 71,01
- 2.700 rublos- Subsidio diario;
Débito 44,01 Crédito 71,01
- 11.440,68 rublos- gastos de alquiler de viviendas;
Débito 19,04 Crédito 71,01
- 2.059,32 rublos- IVA sobre los gastos de alquiler de viviendas;
Débito 44,01 Crédito 71,01
- 11.864,41 rublos- los gastos de viaje;
Débito 19,04 Crédito 71,01
- 2.135,59 rublos- IVA sobre gastos de viaje.
Arroz. 7. Reflejo de los gastos de viaje en el documento “Informe anticipado”
3. El 27/05/2011, se genera el documento "Orden de gastos en efectivo" para reflejar la compensación por gastos excesivos en el informe anticipado por un monto de 200 rublos. El documento genera la publicación:
Débito 71,01 Crédito 50,01
- 200 rublos.
4. El 31 de mayo de 2011 es necesario reflejar el devengo del impuesto sobre la renta personal sobre el monto que exceda la norma de asignación diaria. El importe excedente es: (900 rublos - 700 rublos) * 3 días = 600 rublos. El importe del impuesto sobre la renta personal es: 600*13%=78 rublos. En el programa "1C: Contabilidad 8" la operación de cálculo del importe del IRPF se refleja de la siguiente manera:
- El documento "Operación ingresada manualmente" indica la contabilización Débito 70 Crédito 68 por 78 rublos.
- Si la contabilidad de salarios se lleva en el programa "1C: Contabilidad 8", entonces, para calcular los salarios y generar informes del impuesto sobre la renta de las personas físicas, el monto del exceso de ingresos y el monto del impuesto sobre la renta de las personas físicas se deben ingresar en el documento "Ingreso de ingresos". , IRPF e impuestos (contribuciones) sobre la nómina", y
- la cantidad de ingresos (600 rublos) se indica en la pestaña "Impuesto sobre la renta personal: ingresos e impuestos" (Figura 8),
- el monto del impuesto sobre la renta personal (78 rublos) debe indicarse en las pestañas "Impuesto sobre la renta personal a una tasa del 13%", "Impuesto sobre la renta personal retenido" (Figura 9, Figura 10).
Arroz. 8. Reflejo del monto de los ingresos por exceder los estándares de asignación diaria para el impuesto sobre la renta personal
Arroz. 9. Reflejo del importe del IRPF
Arroz. 10. Reflejo del importe del IRPF retenido
" Registra transacciones de acuerdos mutuos con personas responsables (empleados), transacciones de recepción a través de dichas personas al almacén de bienes y materiales, bienes y equipos, activos fijos y otros activos tangibles e intangibles de la organización en moneda nacional.
El empleado recibe dinero por adelantado de la caja registradora para gastos comerciales, operativos y de viaje. Se formaliza la emisión de dinero desde la caja de RKO.
El informe de anticipos en 1C 8 2 muestra el uso específico del dinero que recibió el empleado. El informe anticipado está respaldado por documentación explicativa: cheques, billetes, recibos. El dinero no utilizado se devuelve a la caja de la empresa y se forma una PKO.
Generación de un informe anticipado.
- Abra la sección "Banco y caja", subsección "Caja", elemento "Informes anticipados";
Foto No. 1. Informe de avance del artículo:
2. Haga clic en el botón "Crear".
Foto No. 2. Creando un nuevo informe de gastos:
Procedimiento para completar un informe anticipado
En la parte superior del documento (en el encabezado) complete los detalles:
- Nombre completo del empleado que reporta el dinero recibido;
- Nombre de empresa. Se selecciona automáticamente si está configurado de forma predeterminada en la configuración del programa;
- Indicar el lugar donde se recibirán los artículos del inventario a través de un empleado responsable;
- Establezca el tipo de precios, establezca la moneda, su tipo de cambio con respecto al rublo y el método para reflejar el IVA.
El documento “Informe anticipado” consta de 5 pestañas. En la pestaña "Adelanto", se agrega un documento sobre cuya base se emitió el dinero al empleado que informa. Por defecto, existen dos tipos de documentos: “Retiro de efectivo” y “Cancelación de cuenta corriente”.
Foto No. 3. Documento sobre el cual se emitieron los fondos:
Si los fondos se emitieron en efectivo, debe seleccionar "Retiro de efectivo". El efectivo de la caja registradora se emite sobre la base de liquidaciones en efectivo. En la sección "Retiro de efectivo", cree una nueva cuenta de liquidación para la cantidad de dinero emitida al empleado que informa o seleccione una cuenta de liquidación existente.
Cuando se crea RKO (Retiro de efectivo) a partir del "Informe anticipado", el tipo de transacción, el destinatario, la cuenta contable y la organización se agregan automáticamente al documento. El usuario ingresa el monto y la partida DDS manualmente. Después de realizar la liquidación en efectivo, en la pestaña “Adelanto” del informe de anticipos, deberá seleccionar esta liquidación en efectivo. Luego, el informe anticipado mostrará automáticamente su monto y moneda.
Foto No. 5. Completando la pestaña Avance en 1C 8 2:
Por un anticipo asignado de 20 mil rublos. Se compró equipo de audio. Este hecho se muestra en la pestaña “Productos”:
- Se ingresa el tipo de documento, en este caso un recibo de compra, su número, fecha;
- Se selecciona la nomenclatura;
- Cantidad de bienes;
- Precio sin IVA, con IVA;
- Nombre del proveedor;
- Se coloca una marca de verificación en "Factura presentada"; si efectivamente se presenta, su número y fecha.
Foto No. 6. Llenando la pestaña Productos:
La pestaña "Pago" muestra la cantidad de dinero emitida en 1C 8 2 para un anticipo a cuenta de una próxima entrega o la cantidad pagada por adelantado al proveedor por los bienes y materiales comprados. La pestaña indica el tipo de documento (gasto), su fecha, número, nombre del proveedor, acuerdo con él, el contenido de la transacción y su monto se ingresan manualmente, las cuentas de liquidación se ingresan automáticamente.
Foto No. 7. Llenando la pestaña Envases retornables:
La pestaña Embalaje retornable muestra información sobre el embalaje devuelto por el proveedor, como paletas.
Foto No. 8. Llenando la pestaña Pago:
La pestaña "Otros" refleja los gastos de viaje de negocios: costo de hotel, dieta, precio del boleto, costos de combustible, comidas, etc. La parte tabular del marcador indica:
- Nombre, número, fecha del documento (gasto);
- Se descifra el contenido del caudal;
- El importe se ingresa con y sin IVA;
- Ingrese el proveedor;
- La factura de costos se genera automáticamente;
- Indique manualmente si se presentó al empleado informante una factura del proveedor por este gasto.
Foto No. 9. Completando la pestaña “Otro”:
Las facturas recibidas de proveedores de bienes y servicios en 1C 8 2 se generan y contabilizan automáticamente en función del informe anticipado. Se pueden ver en el apartado Compra - subsección IVA - ítem Registro de facturas recibidas.
Foto No. 10. Registro de facturas recibidas:
Guardar un anticipo en 1C 8 2
Cuando todas las pestañas del informe de gastos estén correctamente completadas, de acuerdo con los documentos de gastos, se puede publicar y guardar usando el botón "Publicar y cerrar". Al publicar el documento "Informe anticipado", se generará un determinado conjunto de asientos contables, que reflejarán el hecho de que el responsable gasta el dinero o que a través de él se reciben bienes y materiales, otros objetos y servicios.
En la parte inferior del informe de anticipos se refleja el anticipo recibido, el importe gastado y el saldo final.
Foto No. 11. Monto del anticipo:
El saldo del anticipo ascendió a 4.100,18 rublos. Debe ser llevado al cajero. Para hacer esto, debe seleccionar "Crear según" - "Recibo de efectivo" en el informe anticipado. Se formará una PKO de 4100,18 rublos. Todos los datos que contiene se completarán automáticamente, deberá ingresar manualmente la partida del flujo de efectivo: devolución de montos contables.
Podrás generar transacciones y movimientos de documentos desde el propio informe de gastos, simplemente pulsa en el botón Dt/Kt. Todos los importes publicados para Dt, Ct se harán visibles y se descifrarán las subcuentas.
Foto No. 12. Movimiento del documento “Informe anticipado”:
Puede imprimir el informe de gastos desde el propio documento haciendo clic en "Imprimir" - "Informe anticipado de JSC - 1".
Foto No. 13. Forma impresa del informe anticipado:
De manera similar, puede imprimir el documento “Recibo de Orden M - 4”, que muestra los artículos del inventario capitalizados.
¿Por qué no se cuentan los anticipos en 1C 8 2?
Existen las siguientes razones por las que los anticipos no se cuentan en 1C:
- Elección incorrecta de contratos al crear un informe anticipado, por ejemplo, el pago se realizó según un contrato, pero el envío se realizó según otro. Es necesario volver a seleccionar el contrato correcto y volver a ejecutar el informe de gastos;
- Las cuentas de anticipos están ingresadas incorrectamente;
- Los anticipos no podrán computarse por diferencias de tiempo y fechas en los documentos generados, por guardar o repostear documentos “retrospectivamente”. Luego, para la misma contraparte o transacción, se forma un saldo acreedor y débito;
- Es posible que el pago por adelantado no se cuente si el pago se realizó después del envío, pero el tipo de pago se configuró en "Adelanto".
Foto No. 14. Tarjeta de cuenta 71: 
Puede verificar la exactitud de los anticipos de compensación utilizando el balance de la cuenta 71 "Liquidaciones con responsables" para el período del informe. A través de él, abra la tarjeta de cuenta 71 y verifique todos los movimientos de fondos del responsable, contabilizando el IVA y los artículos de inventario.
En el ejemplo descrito anteriormente, se acreditaron todos los montos del anticipo, el volumen de negocios del débito al principio fue igual a 1000 rublos. y al final del período es igual a 1000 rublos, todas las demás cantidades se contabilizan en las cuentas correspondientes.
Las organizaciones emiten periódicamente fondos contables a sus empleados. Los empleados gastan este dinero en necesidades comerciales: gastos de viaje, gastos postales, compra de material de oficina y activos fijos. El documento que refleja los gastos de los responsables se denomina informe anticipado. ¿Cómo hacer un informe anticipado en 1C 8.3 Contabilidad paso a paso? ¿Cómo registrar las dietas en un informe anticipado en 1C 8.3? Responderemos a estas preguntas en el artículo.
Leer en el artículo:
Se prepara un informe anticipado para cada empleado a quien se le ha emitido dinero contra el informe. Consta de dos secciones.
En el primero puedes ver:
- el monto de la deuda en el momento de la elaboración del informe, ya sea de la organización al empleado (gasto excesivo) o del empleado a la empresa;
- cuánto dinero se emitió según el informe anticipado;
- el monto total de gastos según el informe anticipado;
- Saldo de la deuda adeudado al contador.
En el segundo apartado podrás ver en detalle en qué gastó el dinero el contador. Puede realizar un informe de gastos en 1C 8.3 en 4 pasos.
Paso 1. Abra la ventana "Informes avanzados" en 1C 8.3
Vaya a la sección “Banco y Caja” (1) y haga clic en el enlace “Informes anticipados” (2).
En la ventana que se abre, verá una lista de todos los informes anticipados. Para crear un nuevo informe de gastos, haga clic en el botón "Crear" (3).
Se abrirá una ventana para generar un informe anticipado. Se parece a esto:
Paso 2. Complete los detalles básicos del informe anticipado en 1C 8.3
En la sección superior del informe de gastos, complete los campos: “Organización” (4), “Persona responsable” (5), “Almacén” (6). El almacén se llena si el contador compró inventario o activos fijos.
Paso 3. Complete las secciones de gastos del informe de gastos.
- "Avances". Aquí se reflejan los montos emitidos al empleado para su presentación de informes;
- "Bienes". Esta pestaña está diseñada para registrar los bienes comprados;
- "Envases retornables." La ficha se completa si el responsable recibió embalaje retornable del proveedor;
- "Pago". Utilice esta pestaña si la persona responsable pagó al proveedor por los bienes;
- "Otro." Esta pestaña refleja los gastos de viaje, postales, de transporte y otros que no se reflejan en otras pestañas.
Hablemos de cómo completar estas pestañas con más detalle.
Avances
En la pestaña “Anticipos” (8), refleje los montos emitidos al contador. Para completarlo, en el campo "Documento de anticipo", seleccione la orden de recibo de efectivo requerida de la lista. El importe del anticipo se completará automáticamente.
Bienes
Si el contador compró bienes o materiales, refleje su nombre y costo en la pestaña "Bienes" (9). En el campo “Documento (gasto)”, ingrese el tipo de documento del cual se recibieron los objetos de valor, su número y fecha. En el campo "Nomenclatura", indique el nombre de los bienes o materiales que el contador compró con esta factura. Rellene también los campos “Cantidad” y “Precio”. 1C 8.3 calculará los datos para el campo "Monto" del propio informe anticipado. La “Cuenta contable” 1C 8.3 se determinará automáticamente, dependiendo del tipo de artículos entrantes (productos, materiales, activos fijos).
Pago
Si la persona responsable pagó bienes o servicios con cargo al monto contable, complete la pestaña "Pago" (10) del informe anticipado en 1C 8.3. En el campo “Documento (gasto)”, indique el tipo de documento que se pagó. En el campo “Contraparte / acuerdo”, seleccione un proveedor e indique los detalles del acuerdo con él. En "Contenido", ingrese el motivo del pago, por ejemplo, "Pago de baterías". En el campo "Pago de la deuda", seleccione contra qué documento se realizó el pago. Indique también el monto del pago (campo “Importe”).
Otro
Complete la pestaña "Otros" (11) del informe anticipado en 1C 8.3 si el informante informa sobre un viaje de negocios, así como gastos de transporte, postales y otros no reflejados en las pestañas anteriores. Al igual que en las pestañas anteriores, complete el “Documento de gastos”. En el campo "Nomenclatura", seleccione los gastos sobre los cuales informa el contador, indique el monto del gasto (el campo "Monto"). El campo "Cuenta de costos" del informe anticipado se completará automáticamente en 1C 8.3.
Paso 4. Guarde e imprima el informe de gastos de 1C 8.3
Después de completar todos los campos del informe de gastos en 1C 8.3, puede publicar e imprimir el informe de gastos. Haga clic en el botón "Pasar" (12). Ahora hay asientos contables para el informe de gastos. Para imprimir un documento, haga clic en el botón "Imprimir" (13).
